PDCAが有効な場合を見極めて使え！PDCAサイクルの具体例と失敗しない方法とは？

PDCAが有効である課題例（テーマ）

ひとつめは「目標達成のための問題点の発見」です。

PLAN（計画）では、目標達成のための具体的な施策について列挙することから始まります。つまり、計画を検討する工程だけで、 プロジェクト成否の見通しや問題点の洗い出し が可能になるのです。目標と現状のギャップを確認し、「現状のどの部分を改善すれば目標達成することができるのか」について考えることができます。

ふたつめは「タスクの可視化」です。

目標達成するための現状の問題点が明確になれば、次はやるべきタスクが見えてきます。タスクを可視化することで、 時間や労力をタスク処理だけに集中して使う ことができるのです。この時に重要なのが、誰が、何を、どのように、いつまでに、というように可視化したタスク内容をメンバー全員で情報共有すること。チーム内でメンバーそれぞれの動きを共有することで協力体制を作ることができ、改善のためのアイディアも出しやすくなります。

みっつめは「業務改善のスピードアップ」です。

やるべきタスクが明確になれば、DO（実行）➡CHECK（評価）➡ACTION（改善）の流れがスムーズになり、サイクルが順調に回り始めます。PDCAはもともと製造工程の業務改善のためのフレームワーク。適切に使うことができれば、現状のうまくいかない 原因を分析し改善する流れを短期間で繰り返す ことで、着実に目標達成につなげることができます。

例①実現に長期間かかるテーマ

もしも短期間で実現できるテーマであれば、PDCAを用いらなくても、モチベーションの高さだけでどうにか到達できるかもしれません。しかし、実現に長期間かかるテーマの場合、メンバーのモチベーションは次第に下がってきてしまうことでしょう。

また、長期間のテーマには様々なリソース（資源）が必要とされるため、目標が曖昧である場合はリソースのムダが発生してしまうかもしれません。PDCAで目標に向かって、軌道修正を行いながら取り組むことで、実現の可能性はグッと上がってきます。

例②多くのリソース（資源）を必要とするテーマ

テーマ（課題）の実現のためには、多くのリソース（資源）が必要となります。この場合のリソースとは、人・金・物・情報などを指します。実現すべきテーマが大きければ大きいほど、困難であればあるほど、たくさんのリソースが必要となります。

しかし、使うことができるリソースは無限ではありませんので、やり直しなどのムダが発生しないように計画的に取り組むことが重要です。

PDCAの計画に基づいて動くことで、限りあるリソースを有効に活用することができます。

例③リスク（不確実性）が高いテーマ

結果の実現が確実である場合を除き、たいていのテーマは成功の可能性が100％ではないでしょう。多くのテーマはリスク（不確実性）が高く、様々な変数が複雑に絡み合い、実現を困難にしています。

PDCAで状況に応じて評価・改善を行うことで、軌道修正が可能となります。不確実なテーマこそ、実現のための不都合をつぶし、目標達成に近づけるPDCAが有効に働きます。

PDCAが不向きである課題例（テーマ）

【 PDCAが不向きである課題例（テーマ）】

上記の理由として考えられるのは、改善までのサイクルに時間がかかったり、サイクルを回すこと自体が大変だったりするためです。PDCAは複雑な課題に取り組む際に効果を発揮するため、 簡単でスピードが求められる課題には向いていない とも言えます。

例①簡単なこと 例②習慣化していること

上記の例は日常生活の習慣ですが、 会社の業務でも正しいやり方が既に習慣化されている場合 は、あえてPDCAを取り入れる必要はありません。

例③緊急を要すること

上記のような一分一秒を争うような緊急事態のときに、「さあ解決のための目標設定は？」「実行計画はどうする？」などと悠長に考えている余裕はありません。対応の遅れで被害が拡大してしまう恐れがありますので、PDCAよりもまず現場に駆けつけ迅速に対応する必要があります。

もちろん、上記のような緊急事態を想定して、 平時から対応方法を考えておくことが一番 です。実際に緊急事態が発生したら、決めておいた対処方法を行い、事後に対応方法が適切であったかの検討をするといいでしょう。

例④努力では変わらないこと

など、賭け事、政治、経済、社会は 個人の努力では変化させることが難しい課題 のことです。努力ではなく確率（俗にいう運ゲー）がものをいう場合も同様です。PDCAを取り入れても役には立ちません。

PDCA活用事例「無印良品」（株式会社良品計画）

「仮説を立てて評価・改善」で構造改革

その年の同社の社長に就任した松井忠三氏の行った構造改革により、わずか6年でV字回復を実現させることに成功します。仮説を立てて評価・改善を行うというもので、その手法こそがPDCAでした。

松井氏が行った施策のひとつが、 「紙の資料を削減する」 というものです。組織の実行力の弱さの原因を「長いだけでメリットがない資料」だと仮定し、「会議資料はA4用紙1枚」というルールを定めました。

「紙の資料を削減する」ことで改善が見込めるという仮説を立てて、DO（実行）、CHECK（評価）、ACTION（改善）を行った結果、資料作成も開示時間も短縮され実行力アップ。さらに改善を進めるという手法で、無印良品を 企業文化ごと改善することに成功 しました。

まとめ

PDCAとひとくちに言っても、実際にPDCAサイクルを回して目標達成できるケースにはある特徴があります。

明確な目標設定をすること、PDCAを短期的に回すこと、改善が必要な課題の見極め、など、成功のためのポイントを押さえておくと達成率が上がっていきます。

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Haruna Ozawa

氏名：小澤春奈（OZAWA HARUNA）東証一部上場の商社にて営業、ＩＲ広報で社外対応の実績を積んだ。その後、「来日した外国人を教育を通して支援したい」という想いから、都内日本語学校に転職。ミャンマー校の立ち上げ、現地校の指導計画立案／実施などの現場の指導体制を整え、帰国。日本・ミャンマー現地合わせて延べ5200人の外国人留学生の現場責任者として指導にあたり、多くの学生を日本社会に送り出す。日本語学校に8年間勤務し、退職、その後インマイブック株式会社に入社し、教育事業部部長に就任。2021年、多国籍キャリアアップ研修サービス「ALOTE」を立ち上げ、現在に至る。

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